Herramientas gratis de gestión para Anfitriones de alquiler corto en 2026

Un amigo con tres pisos me preguntó el mes pasado si había algo gratis que hiciera lo que hace Hostaway. Respuesta corta: no realmente. Respuesta larga es el resto de este artículo —las herramientas gratis que existen, qué hacen de verdad y los límites silenciosos que solo descubres en la propiedad número dos—.

Qué significa «gratis» en realidad

La página de resultados de «software gratis de property management» es engañosa. La mayoría tiene «prueba gratis» de 14 días, «plan gratis» que tapa las funciones que los Anfitriones realmente necesitan, o «gratis para una propiedad» que pasa a pago en cuanto creces. Vale la pena separar categorías antes de salir de compras.

1. SaaS freemium. Un proveedor corre el servidor y te deja usar un subset pequeño gratis con la esperanza de que actualices. Smoobu es el ejemplo más limpio. AvaiBook estaba aquí; ahora pertenece a Booking Holdings y el tier gratis es más difícil de acceder.
2. SaaS pagado por mantenedor. Un equipo pequeño o individuo paga el hosting y regala el producto. Suele construirse sobre una sola función (sincronización, calendario de limpieza). La instancia gestionada de RentTools en renttools.io entra aquí. Sostenible mientras el mantenedor pueda pagar la factura.
3. Open-source autoalojado. Tienes el código, corres el servidor, pagas el hosting. Gratis en software, no en tiempo. El repo de RentTools también está aquí; viene con scripts de despliegue para correr tu copia en un droplet de 4 $.
4. Combos DIY. Coser una app de calendario, una hoja y un convertidor iCal. Gratis si no valoras tus horas. Funciona a muy pequeña escala.

La respuesta correcta para 1–2 propiedades suele ser una de las categorías 2 o 4. Para 3–10, la 1 o la 3. Por encima de 10 raramente es gratis, pero llegaré a eso.

Herramientas gestionadas-gratis

Smoobu (plan gratis)

Smoobu es propiedad de SiteMinder desde 2021 y es la opción freemium más pulida. El plan gratis es una propiedad, con channel manager (Airbnb más Booking vía iCal), bandeja de mensajes básica y vista de calendario. Importación de reseñas: de pago. Web de reservas directas: de pago. Acceso multi-usuario: de pago. Informes: de pago.

Si tienes una propiedad y quieres sobre todo bandeja unificada y calendario, el plan gratis es el más generoso del espacio. La pega es el tope de 1 propiedad. El día que listas la segunda debes ~25 € al mes por propiedad bajo su precio actual al escribir; confirma el número en su web porque los precios freemium se mueven.

RentTools (instancia gestionada)

Aviso: este es el proyecto donde vive el post. Llevo renttools.io como instancia gratis-para-cualquiera en un único droplet de 4 $, pagado de mi bolsillo. La instancia gestionada hace sincronización de calendario entre cualesquiera dos plataformas iCal-compatibles, calendario de limpieza con rol solo-limpiador, y extracción de datos de Huésped desde escaneos de pasaporte. Multi-propiedad soportado. Sin tope artificial.

Los límites honestos: limito ratios de API y frecuencia de sondeo iCal para que un usuario no sature el tier gratis para los demás. No tengo equipo de soporte 24/7. Si la caja muere de noche, está caída hasta la mañana. La historia de despliegue completa está en el artículo de autoalojamiento si quieres saber exactamente qué corre y qué podría romperse.

AvaiBook

AvaiBook era un PMS español que se unió a Booking Holdings en 2018. Tuvieron tier gratis significativo durante años. La opción gratis sigue existiendo en su página de precios pero las condiciones cambiaron; lo último que comprobé estaba capada a pocas reservas/mes y una sola propiedad. Si eres Anfitrión basado en España que lista sobre todo en Booking, vale un vistazo. Fuera de ese perfil, el tier gratis es lo bastante restrictivo como para que las dos opciones de arriba lo batan.

Menciones honoríficas que no son gratis de verdad

Algunos nombres aparecen en los listicles de «PMS gratis» que no deberían. Lodgify y Hostaway solo ofrecen pruebas gratis, no planes gratis. El «starter» de Tokeet se descontinuó. Hospitable (antes Smartbnb) es solo de pago. Si una página comparativa los muestra en una columna «gratis», la página vende clics, no info.

Herramientas autoalojadas-gratis

RentTools (open-source)

Mismo producto que la instancia gestionada, pero el código está en GitHub bajo MIT y trae scripts/install-build.sh para cualquier caja Linux con Node y SQLite. Renuncias al hosting pagado por el mantenedor y ganas ratios sin límite, propiedad total de tus datos y libertad para extender. Coste total: ~4 $ al mes por droplet de DigitalOcean más un dominio. El paseo está en el post de autoalojamiento incluyendo qué ajustes de SQLite tocar y dónde se queda el build sin RAM si lo haces en la misma caja.

Realista para: Anfitrión cómodo en línea de comandos. No realista para: Anfitrión que nunca ha hecho SSH a un servidor.

Otras opciones open-source que merece conocer

Verdad dura: no hay un ecosistema PMS open-source vibrante. Hay proyectos en GitHub pero la mayoría están abandonados, a medio terminar o escritos por un solo Anfitrión como rascado personal.

Lo que he visto en uso real y recomendaría aunque sea en parte:

1. Scripts ical-merger / ical-stitch. Scripts Python o Node de un solo archivo que toman N feeds iCal y emiten uno fusionado. Útiles como bloque de construcción; no son PMS. Sigues necesitando una app de calendario para mirar el feed fusionado.
2. NextCloud + Calendar. NextCloud es una suite de productividad autoalojada. Su calendario maneja suscripciones iCal y se podría pegar con crons y la app Tasks para fingir un PMS básico. Hacedor. No agradable.
3. Integraciones de calendario en HomeAssistant. Un número sorprendente de Anfitriones corre HomeAssistant para el lado cerradura inteligente y atornilla la sincronización de calendario ahí. Real, pero solo vale si ya eres usuario de HomeAssistant.

Patrón: el lado open-source del software de alquiler vacacional es escaso porque el mercado direccionable de Anfitriones que quieren código es pequeño. La mayoría quiere el resultado, no el código fuente. Si estás en el grupo pequeño, la elección suele ser RentTools o uno de los bloques de construcción a nivel script.

Combos DIY con software de propósito general

Esta es la opción que nadie en la industria PMS te contará porque les hace quedar mal en el papel.

La receta básica:

1. Saca la URL de exportación iCal de cada plataforma donde listes. Airbnb está en Calendario → Ajustes de disponibilidad → «Exportar calendario». Booking en la extranet bajo Calendario → Sincronizar calendarios → «Exportar calendario». El paseo detallado está en el post de sincronización.
2. Suscribe cada URL en Google Calendar (o Apple Calendar, u Outlook). Cada plataforma se vuelve una capa de color.
3. Copia manualmente cada nueva reserva de la capa entrante a un calendario maestro «Reservas» que también exportas a cada plataforma.

Coste total: cero. Tiempo total por reserva: ~90 segundos. A 30 reservas/mes son 45 minutos al mes, o 9 horas al año, de copiar-pegar.

Funciona en una propiedad. Es un coñazo en dos. Es ticket directo a doble reserva en tres porque el paso manual es el punto de fallo. La razón por la que empecé a escribir software en primer lugar fue porque la versión hoja-y-Google-Calendar dejó de escalar en la propiedad número tres.

Figura 1: Google Calendar con tres capas iCal (Airbnb, Booking, Vrbo) superpuestas. Captura pendiente; vivirá en /blog/free-property-management-tools-2026/figure-1.png.

Lo que cada herramienta gratis hace mal

Puntos débiles compartidos en cualquier opción gratis, sin importar la categoría:

1. Acceso API de Channel Manager. Ninguna gratis tiene integración directa con la API de partner de Airbnb o connectivity de Booking porque el acceso requiere contrato de partner que cuesta dinero y revenue share. Las herramientas gratis sincronizan vía iCal, con retraso de 2–6 horas. Cubierto en detalle en el post de doble reserva.
2. Web de reservas directas. Las freemium SaaS la ponen detrás de pago. Las autoalojadas esperan que traigas la tuya. Si quieres web de directas, gratis no es el camino correcto.
3. Automatización de reseñas. Auto-envío de petición de reseñas, scraping de reseñas, widgets de reseñas. Todas de pago en cualquier freemium. Hacedor a mano.
4. Multi-usuario / acceso de equipo. Compartir el sistema con un cohost o gestor es de pago casi en todas. El tier gratis de RentTools lo soporta; el de Smoobu no.
5. Reporte a largo plazo. Comparativa interanual de ingresos, ocupación, mezcla de canales. Los planes gratis te muestran el mes actual y quizá un gráfico de los últimos 90 días. Más rico es de pago.

Si tu operación necesita cualquiera de estas como herramienta diaria, gratis dolerá. Si las necesitas una vez al trimestre y puedes sacar los datos a una hoja, gratis va bien.

Cuándo gratis es la respuesta equivocada

Tres patrones donde diría a un amigo que pague:

1. Por encima de 10 propiedades. La economía cambia. Un PMS de pago a 25 $/propiedad/mes son ~3.000 $/año por 10 propiedades. El coste-tiempo de correr un stack gratis a esa escala (fusionar calendarios a mano, moderar reseñas, sacar informes a mano) supera holgadamente las 100 horas/año. Paga.
2. Operaciones con equipo de limpieza pagado de 3+. El equipo necesita vista de calendario real, notificaciones reales, subida de fotos para checklist post-limpieza. Las gratis manejan una de esas bien, ninguna las tres.
3. Anfitriones al 90 % de ocupación que compiten en reservas directas. Las gratis no corren un funnel real de directas. Si has clavado el márketing de tus anuncios, te has quedado pequeño en gratis.

Para el resto, gratis funciona. Para la mayoría de Anfitriones independientes con 1–3 propiedades en Airbnb más Booking, las opciones gratis del post cubren el 80 % de las necesidades operativas y el 20 % restante es hacedero en una hoja un domingo por la mañana.

Cómo elegir

El árbol de decisión, simplificado:

1. Una propiedad, bajo volumen. Plan gratis de Smoobu o combo DIY. Smoobu gana en calidad de bandeja; DIY gana en propiedad de datos.
2. De una a tres propiedades, quieres herramienta real sin pagar. Instancia gestionada de RentTools.
3. De tres a diez, cómodo en consola. RentTools autoalojado.
4. De tres a diez, no cómodo en consola. Smoobu de pago (25 €/propiedad/mes) es la opción creíble más barata que recomiendo. Paga por el tiempo que ahorras.
5. Más de diez o más del 90 % de ocupación. Channel Manager real: Hostaway, Lodgify o algún jugador regional. El post de iCal vs API de Channel Manager cubre cuándo el retraso empieza a morder.

Una opinión sin filtros

El paisaje de herramientas gratis es una foto en el tiempo y la foto se verá distinta en 18 meses. Las herramientas con más probabilidad de seguir aquí en 2027 son las de estructura de costes sostenible —que normalmente significa tier de pago apuntalando el gratis (Smoobu) o alcance pequeño y enfocado que un mantenedor corre por 5 $/mes (RentTools)—.

Evita herramientas gratis que prometen el set completo de Hostaway en plan gratis. La economía no existe. O la herramienta tiene financiación VC y pivotará cuando se agote, o es engañosa y el «gratis» está capado al punto de inutilidad. Las honestas son honestas sobre tener menos alcance que las de pago. Esa es la señal por la que filtrar.