Quitar a un coanfitrión: cierre cada acceso sin perder reservas

Se acerca el último día del coanfitrión, pero aún tiene acceso al anuncio, los enlaces del calendario y la caja de llaves. Quitar solo el rol de la plataforma deja otras vías abiertas. Prepare un traspaso que cierre cada acceso y dé a los huéspedes con reserva confirmada un contacto operativo.

Esta guía trata de una salida planificada de su equipo. Gestione por separado los contratos y pagos: no son requisitos para proteger los accesos. Si sospecha un uso indebido, proteja los accesos afectados con prontitud y asuma la atención a huéspedes sin esperar al traspaso habitual.

Primero el inventario, después la retirada

Anote cada sitio donde la persona puede ver, cambiar o abrir algo. Cuando se retiran accesos con prisa, lo que se olvida suele ser lo que no está en una plataforma.

• Roles en las plataformas: permisos de coanfitrión en Airbnb, cuentas de usuario de la extranet de Booking.com y cualquier acceso concedido en Vrbo.
• Credenciales compartidas: cuentas en las que entraba con su correo y su contraseña en lugar de con un usuario propio.
• Sus herramientas: channel manager, herramienta de calendario, plantillas de mensajes, calendario de limpiezas, hojas de cálculo compartidas.
• Enlaces de calendario: enlaces de exportación iCal que copió en sus propias herramientas.
• El alojamiento: códigos de cerradura inteligente y caja de llaves, llaves físicas, mandos del garaje, wifi.
• Las personas que trajo: personal de limpieza que contrató, otros coanfitriones que invitó, proveedores que solo tienen su número.

Airbnb: elimine al coanfitrión y revise a quién añadió

Airbnb ofrece tres niveles de permisos de coanfitrión. Revise cada anuncio y las personas añadidas por quien se marcha: el propietario también sigue siendo responsable de esos coanfitriones.

Siga las instrucciones de eliminación de Airbnb: seleccione el anuncio, abra Coanfitriones en el editor, elija a la persona y confirme la eliminación. Si era anfitrión principal, compruebe quién asume ese papel. Repita la revisión en cada anuncio afectado.

Eliminar el rol no completa el traspaso operativo. Revise conversaciones y solicitudes pendientes y asigne quién responderá. Sigue siendo responsable de las solicitudes actuales y futuras, incluidas las aceptadas por el coanfitrión.

Revise otras plataformas y credenciales compartidas

En Booking.com, Vrbo y otros servicios, revise los accesos que realmente concedió en su cuenta. Anote el alojamiento y el usuario correspondiente y siga las instrucciones actuales del servicio para gestionar las cuentas. Eliminar a alguien en Airbnb no modifica sus permisos en otra plataforma.

Distinga un usuario propio de unas credenciales compartidas. Revoque el acceso personal cuando exista. Si conoce las credenciales de una cuenta que conserva, cámbielas y revise sesiones activas, opciones de recuperación y accesos vinculados con los controles del proveedor. Antes de completar el traspaso, compruebe que funciona su acceso de propietario o administrador.

Sus herramientas, los enlaces de calendario y la puerta

En RentTools, el acceso de gestor corresponde a un alojamiento concreto. El propietario puede quitar al gestor; compruebe cada alojamiento por separado. También se pueden revocar invitaciones pendientes; las no utilizadas caducan a los siete días. No deje una invitación abierta solo porque eliminó a la persona en otro servicio.

Los enlaces de exportación del calendario requieren una revisión independiente. Quitar al gestor no revoca una URL copiada. Rote el token del calendario RentTools correspondiente y sustituya el enlace en las integraciones que conserva; compruebe que reciben el nuevo flujo. La rotación no borra copias ya guardadas. La guía de seguridad de iCal explica la función distinta de estos enlaces.

En el alojamiento:

• Revoque el código individual de puerta en el momento acordado. Si cambia un código compartido, facilite acceso sustitutorio a los huéspedes actuales y próximos afectados.
• Recupere las llaves físicas y revise las copias no localizadas. Acuerde los trabajos en cerraduras con el propietario o proveedor responsable.
• Distinga la contraseña de administrador del router de la del wifi para huéspedes. Cambiar solo esta última no cierra el acceso de administrador que la persona conocía. Si cambian también los datos del wifi para huéspedes, siga la lista de actualización del wifi.

Para elegir dispositivos, consulte la comparación de cerradura inteligente y caja de llaves. Revoque permisos según las instrucciones del dispositivo: cambiar un código de huésped puede no eliminar un rol de administrador.

Proteja las estancias ya reservadas

Asigne un contacto sustituto antes del corte previsto. No condicione la revocación a que respondan todos los huéspedes; el propietario o sustituto puede asumir las conversaciones pendientes.

Ejemplo hipotético: un anfitrión tiene dos alojamientos y cuatro llegadas confirmadas entre el 10 y el 30. Dos son anteriores al último día del coanfitrión, el 15, y dos posteriores. Es una ilustración del traspaso, no un caso de cliente.

1. Antes del 15, revise las cuatro estancias y envíe la información de llegada actualizada y el nuevo contacto en la conversación de reserva.
2. Indique al personal de limpieza y proveedores quién aprobará los trabajos desde el traspaso.
3. A la hora acordada del 15, revoque los roles de las plataformas y RentTools y revise por separado enlaces copiados y otras credenciales.
4. Antes de cambiar códigos compartidos, organice acceso sustitutorio para cada estancia actual o futura afectada. Cierre el acceso del coanfitrión sin dejar fuera a los huéspedes.
5. Revise mensajes y solicitudes pendientes justo después del traspaso y de nuevo al día siguiente.

No cancele ni vuelva a crear reservas solo para cambiar a quien las gestiona. Conserve el registro de estancia y confirme quién se ocupa de la llegada, la limpieza y las preguntas sin resolver.

Una página de registro del traspaso

Anote la hora del traspaso, cada acceso revisado, quién lo cambió, las acciones pendientes y el nuevo contacto de cada estancia. Guarde el registro de forma privada; no incluya contraseñas ni enlaces de acceso activos en una lista compartida. Compruebe que el sustituto puede trabajar y que el acceso retirado ha terminado realmente.

Si está eligiendo sustituto, la guía de comisión de coanfitrión trata de otra cuestión: evaluar la colaboración.