Registro de viajeros en alquiler vacacional: guía país por país

En diciembre de 2024, una Anfitriona que conozco pasó un fin de semana entero intentando registrar a una pareja francesa en el nuevo portal SES.HOSPEDAJES, desde Málaga. El formulario pedía unos cuarenta campos por viajero — entre ellos el parentesco entre los dos y los cuatro últimos dígitos de la tarjeta con la que pagaron. Lo consiguió enviar al tercer intento: veinte horas después de la entrada, cuatro horas antes del plazo legal. Llevaba seis años publicando en Airbnb y nunca había oído hablar del sistema hasta que llegó el correo de lanzamiento.

Ese es el hueco que cubre este artículo. Casi todos los Anfitriones saben que existe el RGPD. Casi ninguno sabe que la misma UE que escribió el RGPD mantiene también un conjunto de leyes paralelas que le obligan a recoger la documentación del viajero y entregarla a la policía. Aquí tiene la realidad, país por país, de los cinco mayores mercados de alquiler vacacional — con los plazos y las reglas de conservación que de verdad muerden.

Dos leyes que tiran en sentidos opuestos

Si ha leído nuestra guía del RGPD para Anfitriones, todo el espíritu de ese reglamento es la minimización: recoja los menos datos posibles, consérvelos el menor tiempo posible, bórrelos a petición.

El registro de viajeros es la imagen invertida. Es un instrumento de seguridad interior y control fiscal que es muy anterior al RGPD — la fiche de police francesa se remonta a los años 40 — y le obliga a tomar un pasaporte o documento de identidad, transcribir campos concretos y, o bien subirlos a un sistema estatal, o bien tenerlos listos para inspección.

Estas dos leyes no se contradicen, pero da esa sensación. La reconciliación está en el artículo 6.1.c del RGPD: tratamiento necesario para el cumplimiento de una obligación legal. Cuando la ley del país donde está su vivienda dice «registra a este viajero», el RGPD permite la recogida de forma explícita. No necesita consentimiento — y no debe pedirlo, porque un consentimiento se puede retirar y una obligación legal no.

La consecuencia práctica: su aviso de privacidad necesita una línea que diga — «cuando la ley local exige el registro de viajeros, recogemos y comunicamos los datos de identidad amparados en una obligación legal». Esa única frase cubre todo lo que viene a continuación.

España: SES.HOSPEDAJES, el más estricto de todos

España reconstruyó todo su sistema bajo el Real Decreto 933/2021, y tras dos aplazamientos pasó a ser obligatorio el 2 de diciembre de 2024. El portal se llama SES.HOSPEDAJES y lo gestiona el Ministerio del Interior.

Lo que vuelve brutal a España es el número de campos. El antiguo parte de viajero eran un puñado de líneas. El nuevo sistema pide alrededor de 40 datos por reserva, entre ellos:

• Los datos completos del documento de cada viajero mayor de 14 años, incluidos los menores que viajan con el grupo.
• El parentesco entre los viajeros (cónyuge, hijo, compañero de trabajo).
• Datos de pago — el medio de pago, y para tarjetas, datos parciales y el titular.
• Los datos del contrato: fechas, referencia del alojamiento, número de viajeros.

El plazo es de 24 horas desde la entrada, y los registros hay que conservarlos tres años. España también exige que el propio alojamiento esté registrado de antemano en el sistema — sin eso, no comunica ni un solo viajero.

El requisito de los datos de pago es la parte que los Anfitriones odian, y la parte que tiene más probabilidades de recortarse sin ruido — recoger datos de tarjeta para un sistema policial es justo el tipo de cosa a la que una autoridad de protección de datos acaba poniendo objeciones. Hasta que cambie, la ley es la ley. Envíe lo que pide el formulario.

Italia: Alloggiati Web y el reloj de 24 horas

El sistema italiano Alloggiati Web lo gestiona directamente la Polizia di Stato. Cada Anfitrión — incluso con una sola habitación — debe solicitar credenciales del portal en la questura local (jefatura de policía) y luego comunicar los datos de cada viajero en 24 horas tras la llegada. Para estancias de menos de 24 horas, se comunica en el momento de la llegada.

El conjunto de datos es más reducido que el español: nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento. Lo transcribe del pasaporte o documento y lo sube — por formulario web, carga de archivo o API.

Italia añadió una segunda capa en 2024-2025: el CIN, el Codice Identificativo Nazionale. Es un código nacional de identificación del anuncio que debe figurar en cada publicación del alojamiento — Airbnb, Booking.com, su propia web. Sin CIN, las plataformas están obligadas a ocultar el anuncio. El CIN es independiente de Alloggiati Web, pero en la cabeza de un Anfitrión vive en el mismo cajón de «cumplimiento» — trátelos como una sola tarea.

Por encima de todo eso: la tasa turística regional (imposta di soggiorno), que la mayoría de los municipios ya esperan de usted cada mes o cada trimestre. Tres obligaciones, un país.

Francia, Portugal, Alemania: los países del formulario en papel

Estos tres son más livianos porque los datos se quedan sobre todo con usted, en lugar de irse en tiempo real a un portal de la Administración.

Francia usa la fiche individuelle de police para viajeros extranjeros, al amparo del artículo R611-42 del código de extranjería CESEDA. El viajero rellena el formulario — nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, domicilio, fechas, y para viajeros de fuera de la UE sus datos de entrada. Usted lo conserva seis meses y lo entrega si la policía lo pide. Para la mayoría de los Anfitriones no hay subida proactiva. Aparte, usted recauda y liquida la taxe de séjour.

Portugal gestiona el boletim de alojamento mediante el sistema SIBA. Atención al cambio de nombre: el antiguo servicio de fronteras SEF se disolvió en octubre de 2023, sus funciones pasaron a la AIMA y a las fuerzas policiales PSP/GNR, pero el propio SIBA sigue funcionando. Usted comunica el boletim — nombre, nacionalidad, documento, fechas — en tres días hábiles tras la entrada y tras la salida, para viajeros extranjeros.

Alemania usa el Meldeschein (formulario de registro) al amparo de la Bundesmeldegesetz, §§ 29-30. El viajero lo firma a la llegada; los viajeros extranjeros deben mostrar documento. Los formularios se conservan un año, y luego está obligado a destruirlos en los tres meses siguientes al fin de ese plazo. Como en Francia: guardar y mostrar, no subir. Los establecimientos mayores alimentan además la Beherbergungsstatistik, la estadística federal de alojamiento.

Qué significa esto para la higiene de sus datos

Las leyes de registro cambian qué recoge. No cambian las reglas del RGPD sobre cómo lo guarda. Sigue necesitando:

1. Un reloj de conservación corto, por país. España dice tres años; Alemania dice un año y luego destruir. Si publica en ambos, no le vale una carpeta con una sola regla. Etiquete cada escaneo con su jurisdicción y su fecha de borrado.
2. Un paso de borrado real. «Entregar a la policía» no es «guardar para siempre». Cuando pasan los tres años españoles, el escaneo es puro riesgo — bórrelo. El peor patrón es la carpeta de WhatsApp con pasaportes de hace cuatro años hasta cuyo final nadie baja.
3. Un sistema, no cinco bandejas de correo. Si un viajero presenta una solicitud de acceso del RGPD, usted debe poder decir exactamente qué tiene y dónde. Cinco carpetas de correo y un carrete de fotos no son una respuesta. Por eso justamente RentTools guarda los documentos de los viajeros en un solo sitio con un botón de exportación — la ley de registro multiplica su pila de documentos, y una pila que no puede buscar es una pila que no puede defender.

Transcribir cuarenta campos de un pasaporte a un portal de la Administración es exactamente el trabajo en el que el software es bueno. Use lo que use — RentTools, una hoja de cálculo, el complemento de un Channel Manager — el objetivo es el mismo: leer el documento una vez, guardarlo una vez, enviarlo una vez, borrarlo a tiempo. Para la primera mitad de ese flujo, vea nuestra nota sobre los formularios de viajero previos a la llegada: recoger el documento antes de la llegada convierte una carrera de 20 horas en una subida de 5 minutos.

Una opinión sin rodeos

El mayor error que cometen los Anfitriones con el registro de viajeros es tratarlo como una tarea de papeleo separada de su configuración de datos. No está separada. La ley de registro es la razón de que su pila de datos de viajeros sea grande, y el RGPD es la razón de que esa pila sea un riesgo. Es el mismo problema visto desde dos gobiernos.

Resuélvalo una vez: recoja el documento antes de la llegada, transcriba los campos a la herramienta que use, envíe al portal dentro del plazo y póngale una fecha de borrado a cada escaneo el mismo día que entra. Los Anfitriones que hacen girar ese bucle dedican diez minutos por reserva y duermen tranquilos. Los Anfitriones que tratan el portal de cada país como una emergencia nueva pasan un fin de semana de diciembre — como mi amiga en Málaga — averiguando qué quiere SES.HOSPEDAJES, cuatro horas antes de que se acabe el tiempo.